המשרד עפ"י סול אנד פפר | פוסט-קורונה

חסרונות העבודה מהבית:

1. סביבת עבודה פחות מתאימה לשעות עבודה ארוכות

• ארגונומיה- מרבית הדירות אינן מתוכננות ומותאמות לעבודה משרדית. הדבר ניתן לפתרון חלקי ע"י השקעת משאבים בריהוט ייעודי לשטחים קטנים.
• תקשורת- בבתים רבים התקשורת מוגבלת ומחייבת התחלקות עם צרכנים נוספים.
• ציוד היקפי- לא מעט תפקידים מחייבים ציוד היקפי רב שלא יהיה פשוט להציבו בתוך שטח הבית.

2. הפרעות תכופות מהסביבה, במיוחד אצל עובדים ההורים לילדים המתגוררים בבית. תחשיב פשוט מראה שמרגע לידת הילד הראשון עד עזיבת הילד האחרון יחלפו 20-30 שנה. כלומר, מתוך כ- 40 שנות עבודה אפקטיבית מדובר ברוב מוחלט של העובדים. נכון שתינוק בן יומו צורך יותר תשומת לב מבן עשרה, אך לכל גיל דרישות משלו וכל הורה יבין זאת.

3. בדידות– האדם הוא יצור חברתי. האינטראקציה הפיסית עם אחרים היא צורך נפשי חשוב. פגישות זום אינן יכולות להיות תחליף לכך. זו הסיבה העיקרית לכך שמרבית העובדים מעדיפים לעבוד חלק משמעותי מזמנם במשרד ולא בבית.

4. היעדר מפגשים לא פורמליים– קשה לאמוד את התרומה של מפגשים כאלה ליצירתיות ולתפוקה, אך אם נבחן את ההשקעה והמשאבים שמקצות חברות מובילות בעולם ביצירת חללים עבור מפגשים מסוג זה, ניתן להסיק שמדובר בתרומה משמעותית.

5. קושי בהזדהות עם הארגון– קשה מאוד לחבר עובד, העובד מרחוק, במיוחד עובד חדש, או עובדים ותיקים אחרי תקופה ארוכה של עבודה מהבית, לערכי הארגון וליצור אצלם גאוות יחידה. גם ההשקעה הרבה של חברות רבות בסביבת עבודה תומכת יצירתית, מפנקת וכיו"ב מתקשה לבוא לידי ביטוי בבית.

מה הפתרון?

נוכח מורכבותם של היתרונות והחסרונות, הפתרון אינו יכול להיות פשוט. יתירה מזאת, אין כאן פתרון אחד, כי אם מספר פתרונות, שרק השילוב שלהם יאפשר התאמה אישית לכל ארגון, לכל קבוצת עובדים בתוך הארגון ולכל עובד באופן אישי.

הפתרון יהיה שילוב משתנה של עבודה מהבית, עבודה ממשרד אזורי ועבודה ממשרד מרכזי.

מה השינוי הנדרש בכל אחד מהמשרדים על מנת להתאימו לפתרון המשולב?

השינוי במשרד הביתי

בטווח הקצר והבינוני יצוידו המשרדים הביתיים בריהוט ייעודי ובציוד היקפי שיאפשרו עבודה רצופה וארגונומית ככל האפשר.

בבנייה העתידית למגורים תהיה התייחסות ספציפית לנושא המשרד הביתי והוא יהפוך חלק הכרחי מכל בית ודירה בדומה למטבח, לסלון ולחדר השינה.

השינוי במשרד האזורי

השינוי העיקרי במשרד האזורי הוא בעצם הקמתו. מצד אחד הוא מיועד לקבוצות קטנות יחסית של עובדים, ומצד שני, עיקר מטרתו היא לאפשר להם תנאי עבודה ברמה גבוהה ואינטראקציה עם עובדים אחרים, הוא ימוקם לרוב בתוך מתחמי תעסוקה שיתופיים המאפשרים למספר מעסיקים ליהנות משירותים משותפים.

באופן הזה יהיה לו יתרון משמעותי של יצירת שיתופי פעולה בין חברות הממוקמות באותו מרכז אזורי.

אם עד כה, המשרד הראשי שימש כמקום העבודה הבלעדי של מרבית עובדיו, מכאן ואילך הוא ישמש למספר מטרות במקביל:

1. נקודת מפגש לצוותי עבודה– חללי העבודה המשותפים הפכו כבר מזה עשרים שנה לחלק בלתי נפרד מכל משרד, אך במיקום משני ביחס לעמדות העבודה. כבר בעתיד הקרוב יושם עליהם דגש מיוחד, שכן, הם יהפכו לאזור העבודה העיקרי של העובדים המרוחקים המגיעים על מנת להיפגש עם הצוותים, העמיתים, המנהלים. נראה סוגים רבים ומגוונים של פינות שיתופיות, החל מכורסאות סלוניות, המשך בפינות קפיטריה, שולחנות בר ופינות שקט וכלה ב"תאי טלפון" קבוצתיים וחדרי ישיבות קלאסיים המאפשרים פגישה בריכוז מרבי.

2. אפשרות עבודה יחידנית בחלק מהזמן– בנוסף לעובדים שימשיכו להעביר את מרב זמנם במשרד המרכזי, יהיה צורך לאפשר עבודה מול מחשב גם לעובדים המגיעים למשרד הראשי באופן חלקי. על מנת לעשות זאת ולחסוך בשטח משרד, יעלה קרנן של העמדות החמות, אלה המאפשרות לעובדים שונים לחלוק בהן.  עמדות אלה יציבו בפני הארגונים אתגר אנושי- איך להשאיר לעובדים אלה תחושת שייכות למקום למרות שאין להם עמדת עבודה קבועה משלהם.

3. חיזוק הקשר לארגון– ההגעה החלקית למשרד הראשי תאלץ את הארגונים, המעוניינים לחזק את הזיקה של העובד לארגון, לנצל טוב יותר את זמן השהיה המוגבל ולכלול בו יותר תוכן שיווקי פנימי, פיסי ומנטאלי.

מה המינון?

1. יותר משקל לעבודה מהבית– בית המאפשר הקצאת שטח מותאם למשרד, היעדר הפרעות בבית, עבודה במשרה חלקית, מקום מגורים רחוק, עבודה שממילא מתבצעת ברובה בתקשורת אלקטרונית.

2. יתר משקל למשרד אזורי– ארגון עם מספר עובדים גדול, פיזור גיאוגרפי רב של העובדים, צורך באינטראקציה יומיומית עם עובדים אחרים, ארגון עם תחלופת עובדים גבוהה ועובדים המתקשים לעבוד מהבית מכל הסיבות שמנינו לעיל.

3. יתר משקל למשרד מרכזי– ארגון קטן יחסית, ארגון ממותג, ארגון עם תחלופת עובדים גבוהה, ארגון הבנוי על עבודת צוותים, בד"כ בפיתוח.

איך נדע מה המינון המתאים לארגון שלנו?

סול אנד פפר מציע לכם מספר פרמטרים רלוונטיים להחלטה על אופיו של המשרד העתידי של הארגון ושל הקבוצות והפרטים המרכיבים אותו:

1. אופי העבודה של כל קבוצת עובדים בארגון

ככל שאופי העבודה מחייב שיתופיות ועבודת צוות, ככל שאופי העבודה מחייב גישה לחומרים ומסמכים פיסיים, ככל שאופי העבודה מחייב פגישות עם גורמי חוץ כך עולה הצורך בעבודה במשרד הראשי, ולהיפך.

2. האם הארגון בבסיסו הוא רב אתרים או מרוכז בעיקר באתר אחד

ככל שארגון הוא רב אתרים מלכתחילה, וחלק נכבד מהתקשורת הארגונית התבצע מרחוק ממילא, כך ייקל המעבר לעבודה הביתית ולמשרדים אזוריים.

3. מה התפלגות גילאי העובדים?

\לגיל העובדים השפעה מכרעת על צרכיהם ועל ציפיותיהם ממקום העבודה. נערכו על כך הרבה מחקרים. בגדול, ככל שהעובדים צעירים יותר, נטייתם לעבודה במרחבי עבודה שיתופיים רבה יותר והצורך שלהם בעמדה אישית נמוך יותר, ולהיפך, כמובן.

4. מה התפלגות הוותק של העובדים?

ופועל יוצא מכך, מה מידת התחלופה של העובדים? 

ככל שוותק העובדים בארגון רב יותר והתחלפות העובדים נמוכה יותר, הצורך בחיזוק הזיקה לארגון נמוך יותר וכתוצאה מכך יש פחות אבדן זיקה בעבודה המרוחקת.

5. מה היקף המשרה של העובדים?

כאמור ככל שהיקף המשרה נמוך יותר, לעבודה מהבית יתרון ניכר. מדובר לא רק בהיקף משרה חלקית מלכתחילה, אלא גם בהורים צעירים שזמן ההיעדרות שלהם ברוטו מהבית מוגבל ל- 7-8 שעות וזמן הנסיעות הופך מהותי ביותר.

6. עד כמה הארגון "ממותג" ורואה עצמו ייחודי ביחס לארגונים מקבילים לו?

ככל שהארגון נמצא בענף בו קיימת התחרות על עובדים טובים, כך עליו להשקיע במיצובו הפנימי, ולכן נטייתו תהיה להמשיך להשאיר כמה שיותר מזמן העבודה במשרד הראשי או לוודא שהמשרדים האזוריים מספקים מיצוב דומה.

ניתן כמובן להעמיק בכל אחד מהנושאים שהעלינו במאמר זה ואתם מוזמנים להתייעץ אותנו בכל נושא.

בסול אנד פפר, לא הסתפקנו בתיאוריה וביחד עם גלובל ישראל וספקים נוספים, בנינו פתרונות לכל אחד מהאתגרים העולים מהמאמר- משרדים ביתיים ארגונומיים ויעילים, עמדות חמות מתוחכמות ואין ספור פתרונות לעבודה שיתופית.

מוזמנים להצטרף למהפכה!